Comment archiver nos retrospectives agiles ?

Enalean est une entreprise qui embrasse l’agilité à tous les niveaux. En plus de l’équipe technique, l’agilité se retrouve également au marketing, dans notre processus de recrutement, dans les relations quotidiennes avec nos clients, etc.

Cette pratique ancrée dans l’ADN d’Enalean entraîne l’entreprise dans une démarche d’amélioration continue. Quoi de mieux que les rétrospectives afin de s’améliorer ? C’est pour cela que nous organisons de nombreuses rétrospectives à tous les niveaux, ainsi qu’une rétrospective dite d’entreprise qui va permettre à tout le monde de se retrouver pour parler de problématiques globales.

De l’importance des actions

Cependant, ces moments de partage, d’échange et de remise en question doivent aboutir à des actions, sinon l’amélioration attendue ne peut avoir lieu. Il faut également être raisonnable dans les actions, sans quoi elles ne pourront être tenues. De part notre expérience, une action sera tenue et réalisée si :

1. Une personne se porte garante de l’action
2. Elle est réalisée dans la semaine à venir
3. Elle dispose d’un critère de validation
4. Elle possède une prochaine étape (un « what’s next » est défini à la résolution)

« Une action non finie dans la semaine sera une action non résolue »

Afin de faciliter ce suivi, nous avons mis en place un modèle de tableau d’action qui est fourni à chaque exercice de rétrospective. Il est rempli par les participants à la fin de chaque jeu agile, et est mis de côté afin de le reprendre plus tard pour vérifier si nos actions ont abouti ou non.

Le suivi dans le temps des rétrospectives, un vrai casse tête

Notre tableau est donc mis de côté et ressorti à la rétrospective suivante afin de valider la réalisation de nos actions. Cependant, cet « archivage » papier pose plusieurs problèmes :

1. Le papier peut s’abîmer
2. Le papier peut se perdre
3. Les post-it posés dessus peuvent devenir illisibles ou être perdus

De plus, une fois les actions réalisées et validées, nous ne gardions pas forcement le tableau (pour une économie de place et ne pas se perdre dans la pile de tableau papier).

Ceci pose un problème dans le cas un un sujet précédemment traité revient sur la table. En effet, n’ayant pas gardé notre trace papier, nous ne disposons plus d’un historique. Et si le sujet revient au bout de 6 mois, 9 mois, 1 an ou plus, il fallait repartir de zéro, ou du reste de nos souvenirs.

Cette situation aboutit au fait que certains sujets prennent plus de temps que nécessaire à être traités, et l’amélioration espérée tarde à venir. Nous devons donc remédier à cette situation.

Un remember the future salvateur

Lors de la précédente rétrospective d’entreprise (celle de Janvier 2016), un groupe a travaillé sur ce sujet. Le remember the future nous a semblé le plus approprié pour cette problématique. Nous nous sommes donc projeté dans un an , en Janvier 2017, voir comment nous archiverons dans l’idéal nos rétrospectives et les tableaux d’actions associés.

La solution imaginée serait d’ajouter dans le module agile de Tuleap, une partie rétrospective entièrement intégrée qui permettrait de suivre les rétrospectives et les actions associées.

Les trackers de Tuleap comme première étape

Mais avant d’en arriver là, nous avons pensé à utiliser l’outil Tracker de Tuleap. Le système de tracking fourni par Tuleap étant entièrement modulable par projet (voir ce tutoriel) nous avons décidé de créer trois trackers dans un projet privé dédié à Enalean pour stocker et retrouver nos informations :

1. Un tracker de rétrospective
2. Un tracker de sujet de introspective
3. Un tracker d’actions de rétrospective

Nous avons ensuite liés les éléments de ces trois trackers afin d’associer des sujets à une rétrospective et des actions à un sujet donné.

Une des actions prises lors de cette rétrospective d’entreprise concerne l’ajout des données dans ces trackers. Il a été convenu que les organisateurs de la rétrospective remplissent à la fin de l’exercice les différentes informations dans les trackers.

Ceci nous permettra donc dans le futur de naviguer entre les éléments pour retrouver les archives des retrospectives et pour filtrer les éléments que l’on souhaite, pour par exemple retrouver en deux clics les actions dont nous sommes le garant.

Cette première étape est d’ores et déjà en place, en attendant d’avoir le module de rétrospective complètement intégré à l’outil agile de Tuleap … 😉

Et vous, comment faites vous pour gérer vos rétro dans le temps?

About the Author

How great is the challenge of creating economic value for a company with a libre software. I enjoy this! It encourages me to think business and communication in a disruptive way. I believe in the core value of FLOSS and agile spirit: open minded listening, transparency and co-creation. I'm Marketing Manager at Enalean.

Write Your Comment

four × one =

You may use these HTML tags and attributes:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Websites located at enalean.com and other enalean.com subdomains need to store and access cookies on your device. We need your acceptance. Get more information. Yes, I agree No, I disagree